¿Ir de vacaciones? Aprenda a escribir un mensaje de fuera de la oficina eficaz

Para muchas personas, el aumento de las tasas de vacunación significa que las vacaciones que se han pospuesto durante mucho tiempo ahora son posibles y que las conferencias personales están comenzando lentamente de nuevo. Sin embargo, antes de dirigirse a la playa o al centro de convenciones, es una buena idea enviar un mensaje de correo electrónico automatizado fuera de la oficina a cualquier persona que intente comunicarse con usted mientras está fuera. Pensar un poco de antemano podría reducir el estrés de sus corresponsales y asegurarse de que no lo persigan por esta cuestión candente.

Antes de ver qué información debe incluirse en un mensaje eficaz fuera de la oficina, aquí hay un consejo rápido. No cree una regla personalizada en Mail o cualquier otra aplicación de correo electrónico que responda automáticamente a cada mensaje. Es muy fácil responder a cualquier mensaje de una lista de correo oa una dirección que se responderá a sí misma, creando un bucle de correo donde cada mensaje genera otra respuesta, ad infinitum. Además, la Mac debe permanecer encendida y activa durante su ausencia o no hará nada durante su ausencia y luego responderá a todo cuando regrese al trabajo y la encienda. En su lugar, configure respuestas automáticas en la configuración del servidor de su proveedor de correo electrónico que sean más adecuadas para evitar bucles de correo electrónico. Encuentra instrucciones para Gmail, iCloud, Outlook.com, Spectrum, Xfinity / Comcast y Yahoo aquí. Si está utilizando un proveedor de correo electrónico diferente o una cuenta de correo electrónico proporcionada por su empleador o escuela, comuníquese con el servicio de asistencia para obtener más detalles.

La clave para escribir un mensaje fuera de la oficina que satisfaga a sus corresponsales es ponerse en su lugar. ¿Qué información es probable que quieran de usted? ¿Cómo reaccionarán cuando descubran que te has ido? ¿Las respuestas a estas preguntas difieren según el grupo destinatario?

No existe un mensaje perfecto de fuera de la oficina, pero le recomendamos encarecidamente que incluya, o al menos considere, toda la siguiente información al redactar su mensaje.

  • Razón del viaje: No se necesitan detalles, pero hay una gran diferencia entre unas vacaciones y una conferencia. Es posible que esté demasiado ocupado para leer y responder correos electrónicos rápidamente en la conferencia, pero probablemente no esté completamente fuera de su alcance como lo haría mientras navega en canoa por la naturaleza canadiense. La apertura ayuda a generar expectativas.
  • Lugar: Dar su ubicación aproximada puede ser útil si solo está disponible a la mitad, pero en una zona horaria radicalmente diferente. A veces, las coincidencias afortunadas también pueden ocurrir cuando un contacto se da cuenta de que estás en su ciudad. Pero tratar de desconectarse y escapar no tiene por qué ser específico.
  • Disponibilidad: A veces, la respuesta es simple: no está disponible. Sin embargo, si solo está disponible a la mitad o disponible en caso de emergencia, intente establecer expectativas basadas en cuánto desea manejar en lugar de enviarlas a sus compañeros de trabajo.
  • Eventos: Indique siempre el período de tiempo en el que está ausente. Muchas cosas pueden esperar, y cuando su corresponsal lo vea el día 17, es posible que simplemente se encoja de hombros y le recuerde que debe responderle después. Otros se darán cuenta de que necesitan pasar a otros planes de inmediato.
  • Contactos alternativos: ¿Quién cubrirá el vacío mientras usted no está o quién puede ayudar en caso de emergencia? Piense en los diferentes grupos de personas que le envían correos electrónicos y escriba oraciones sencillas SI / ENTONCES que dirijan a la persona adecuada. “Si necesita ayuda con la producción impresa, comuníquese con John Gutenberg en [email protected]”. No hace falta decir que siempre pregunte a estas personas si pueden hacer preguntas sobre sus responsabilidades primero en caso de que estén sobredeterminadas o planeen ausentarse también. . Si está enumerando a muchas personas, vea si puede nombrar un solo contacto principal en su lugar.
  • Proporcione los datos de contacto: A menos que trabaje en una organización grande con un directorio corporativo y no se comunique mucho con personas externas, debe incluir al menos una dirección de correo electrónico, quizás junto con un número de teléfono, para cada uno de los contactos enumerados.
  • Preguntas frecuentes: Si muchas de sus preguntas por correo electrónico se pueden responder con una referencia a una página web, considere usar dichos enlaces en lugar de contactos alternativos. Los corresponsales pueden estar más contentos con que un lado proporcione la respuesta requerida en lugar de esperar a que alguien más responda.

Aquí hay algunos consejos más generales:

  • Mantén el mensaje breve y conciso.
  • Manténgase positivo, es una gran oportunidad para elogiar a un asistente o colega, y tenga cuidado con el humor, ya que nunca sabe exactamente cómo lo tomarán los demás.
  • No prometa responder dentro de un cierto período de tiempo después de regresar. Incluso si ese es su plan, los vuelos de las aerolíneas podrían cancelarse, podría regresar con una gripe grave o algo más podría retrasar su respuesta.
  • Edite con cuidado para asegurarse de que las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono sean correctos y para evitar errores tipográficos. No tiene idea de quién podría enviarle un correo electrónico mientras está fuera, y si fuera el jefe de su empresa, un proveedor importante o un inversionista potencial, errores como este perjudicarían su carrera.
  • Si su servicio de correo electrónico no permite una fecha de finalización automática, recuerde apagar su mensaje de fuera de la oficina tan pronto como regrese.

(Imagen destacada de Dziana Hasanbekava de Pexels)

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